Một buổi cà phê trò chuyện (coffee chat) kéo dài khoảng 30–45 phút, không chính thức, ngồi ở quán cà phê hoặc gọi video. Không có bảng trắng, không có hội đồng, không có câu hỏi mẹo. Tôi kể về sản phẩm chúng tôi đang làm và vì sao lại làm nó, còn họ kể về công việc hiện tại và điều họ muốn làm tiếp theo. Cuối buổi, cả hai đều biết có nên nói chuyện sâu hơn hay không. Với tôi, tuyển dụng giống bài toán ghép cặp hơn là bài toán sàng lọc, và đây là cách nhanh nhất tôi biết để hai bên trao đổi đúng những thông tin cần cho việc ghép cặp đó.

Vì sao tôi chịu khó làm việc này

#

Tôi không còn coi những buổi này là tuyển dụng nữa. Đó chỉ là những cuộc trò chuyện, và thỉnh thoảng lại có một cuộc dẫn tới việc tuyển được người, có khi mười tám tháng sau, khi hoàn cảnh của người đó thay đổi. Những nguồn ứng viên đều đặn mang lại người giỏi đều được xây từ những mối quan hệ như vậy, chứ không phải từ tin đăng tuyển.

Những buổi cà phê này cũng giải quyết luôn vấn đề của bản mô tả công việc (JD). Bản mô tả công việc thì kiểu gì cũng phải viết chung chung. Còn khi ngồi cà phê, ứng viên có thể hỏi những câu thật sự quan trọng với họ: sáu tháng đầu thế nào thì được coi là thành công, tôi sẽ làm việc với ai, bài toán kỹ thuật khó nhằn nhất của đội lúc này là gì. Được nghe câu trả lời thành thật cho những câu hỏi đó, người ta thường tự biết mình có hợp hay không.

Hơn nữa, một buổi cà phê cho người ta tận mắt thấy văn hóa công ty bạn, thay vì chỉ nghe kể. Bạn có chuẩn bị trước không, có thật sự tò mò không, có tôn trọng thời gian của người khác không: những điều đó nói lên nhiều hơn bất kỳ trang tuyển dụng nào. Chiều ngược lại cũng thế. Cách một người cư xử trong một cuộc nói chuyện thoải mái cho bạn biết làm việc cùng họ sẽ ra sao, rõ hơn hẳn một buổi phỏng vấn mà họ đã tập dượt kỹ.

Hình thức này phát huy tác dụng nhất trong mấy trường hợp: khi tiếp cận một người hoàn toàn không tìm việc, khi muốn làm quen trước với một người được giới thiệu trước khi bắt đầu quy trình chính thức, và khi nói chuyện với ai đó đang cân nhắc rẽ hướng sự nghiệp, chẳng hạn từ người làm chuyên môn (IC) lên quản lý, từ startup sang tập đoàn, hoặc ngược lại. Khi thị trường nhân lực khan hiếm, chừng đó trường hợp đã bao gồm gần hết những người bạn muốn tuyển.

Tôi tổ chức một buổi như thế nào

#

Tin nhắn đầu tiên quyết định tất cả. Tin nhắn chung chung sẽ bị xóa ngay. Hãy tìm hiểu kỹ về người đó trước, và nói thẳng mục đích của mình:

“Chào Sarah, mình có xem bài nói của bạn về hệ thống phân tán ở QCon và mấy bài blog của bạn về event sourcing. Bên mình ở [Company] cũng đang vật lộn với những bài toán tương tự trong lúc mở rộng hạ tầng thanh toán. Bạn có muốn đi cà phê 30 phút không? Không phải phỏng vấn đâu, chỉ là mình tò mò muốn nghe góc nhìn của bạn và kể bạn nghe bên mình đang làm gì.”

Tin nhắn này hiệu quả vì nó cụ thể, nói rõ mục đích ngay từ đầu, và mang lại cho người nhận một thứ gì đó (một cuộc trò chuyện về những bài toán thú vị) chứ không chỉ xin thời gian của họ. Sau đó hãy làm cho mọi thứ thật dễ dàng: đưa ra vài khung giờ để họ chọn, chọn một chỗ tiện cho họ hoặc một công cụ gọi video không cần cài đặt, và gửi lời mời qua lịch hẳn hoi để không ai phải đoán giờ đoán chỗ.

Bản thân buổi nói chuyện chỉ cần một khung sườn lỏng lẻo. Mở đầu bằng vài phút hỏi han thật lòng và lý do bạn liên hệ. Tiếp theo là câu chuyện của họ: công việc hiện tại, điều họ thích, điều khiến họ bực mình, điều họ mong muốn ở chỗ làm tiếp theo. Ở đoạn này, việc của bạn chủ yếu là lắng nghe. Sau đó đến lượt bạn: sứ mệnh của công ty, những thách thức thật mà đội đang gặp, kể cả những phần khó khăn, vì ứng viên đánh giá cao sự minh bạch và nhận ra ngay khi bạn đang chào hàng. Đoạn đáng giá nhất là phần trò chuyện cởi mở gần cuối: cần những điều kiện gì thì họ mới cân nhắc chuyển việc? Kết thúc bằng các bước tiếp theo rõ ràng, kể cả khi bước tiếp theo chỉ là “mình giữ liên lạc nhé”.

Trong vòng 24 giờ, hãy nhắn lại một lời ngắn gọn có nhắc tới một chi tiết cụ thể trong buổi nói chuyện, và làm đúng những gì bạn đã hứa, dù là giới thiệu một người, gửi một liên kết hay bất cứ thứ gì. Chính phần việc nhàm chán sau buổi gặp này mới thể hiện rõ nhất văn hóa của bạn.

Nếu bạn làm việc này thường xuyên, hãy giữ một bảng tính đơn giản ghi lại những người đã nói chuyện và thỉnh thoảng hỏi thăm họ, kể cả khi không có vị trí nào đang tuyển. Và đây cũng không nhất thiết là việc riêng của quản lý. Nhiều buổi cà phê hay nhất lại là khi các kỹ sư của bạn đi cà phê với những người giỏi trong mạng lưới quen biết của chính họ. Những lời giới thiệu chất lượng thường đến từ đó.

Những câu hỏi đáng dành thời gian

#

Những câu tôi hay hỏi:

• “Gần đây bài toán thú vị nhất mà bạn từng làm là gì?”
• “Ở công việc tiếp theo, bạn muốn điều gì khác đi?”
• “Bạn hay học theo cách nào? Bạn muốn phát triển chuyên môn ra sao?”
• “Bạn có câu hỏi nào để đánh giá xem chỗ này có hợp với mình không?”

Những câu tôi sẽ hỏi nếu ngồi ở phía bên kia bàn:

• “Thách thức lớn nhất mà đội đang đối mặt lúc này là gì?”
• “Anh/chị đánh giá thế nào là thành công ở vị trí này?”
• “Con đường thăng tiến ở đây như thế nào?”
• “Vì sao anh/chị vào công ty này? Điều gì khiến anh/chị ở lại?”
• “Có điều gì khi làm ở đây mà có thể khiến tôi bất ngờ không?”

Nếu bạn là người được mời

#

Phần lớn những người tra “coffee chat là gì” lại đang ngồi ở phía bên kia bàn so với tôi: có ai đó vừa mời họ đi cà phê, và họ muốn biết mình sắp bước vào chuyện gì. Dưới đây là những điều tôi muốn nói với bạn, từ phía người hay gửi lời mời.

Đây không phải buổi phỏng vấn. Không ai chấm điểm bạn, cũng chẳng có bài kiểm tra nào, nên bạn không cần chuẩn bị sẵn câu trả lời. Dù vậy, đây vẫn là lần gặp đầu tiên và ấn tượng ban đầu vẫn quan trọng, nên hãy coi nó như gặp một người đồng nghiệp tương lai, chứ không phải gặp bạn của một người bạn. Điểm khác với phỏng vấn là ở đây bạn được phép tò mò, và người ta mong bạn hỏi cũng nhiều như bạn trả lời.

Về trang phục, hãy mặc như khi bạn đi làm ở công ty đó vào một ngày bình thường. Nếu không biết họ mặc thế nào thì cứ chọn phong cách lịch sự mà thoải mái (smart casual), không bao giờ sai. Nếu gặp qua video, hãy bật camera và tìm một phòng yên tĩnh; mấy chuyện đó quan trọng hơn chiếc áo bạn mặc.

Chuẩn bị mất khoảng nửa tiếng. Tìm hiểu xem công ty đó làm sản phẩm gì, và đọc qua những gì người mời bạn đã viết hoặc đã làm ra. Chuẩn bị sẵn một phần giới thiệu dài chừng hai phút về công việc hiện tại và điều bạn muốn làm tiếp theo, vì kiểu gì bạn cũng sẽ được hỏi câu đó. Mang theo hai, ba câu hỏi của riêng mình; danh sách ở phần trên là một điểm khởi đầu không tệ.

Còn nên nói chuyện gì: công việc của bạn, điều bạn thích ở công việc đó, và những gì bạn tò mò về công việc của họ. Chuyện lương thì để sau, trừ khi họ chủ động nhắc tới. Bạn hoàn toàn có thể hỏi thẳng xem họ có đang nghĩ tới vị trí nào cho bạn không, và nếu có thì quy trình tuyển dụng sẽ diễn ra thế nào.

Thường thì ai mời người đó trả tiền. Bạn cứ ngỏ ý trả, nhưng đừng giành nhau. Trong vòng một ngày, hãy gửi một lời cảm ơn ngắn có nhắc tới điều gì đó hai bên thực sự đã nói, vậy là bạn đã làm tốt hơn phần lớn mọi người rồi.

Còn nếu chính bạn muốn có một buổi coffee chat, cứ chủ động hỏi. Viết tin nhắn ngắn thôi, nói rõ vì sao bạn muốn gặp đúng người đó, và làm sao cho họ dễ nhận lời: “Chào bạn, mình vẫn theo dõi phần việc của đội bạn với tính năng tìm kiếm mới, và mình đang tính chuyển sang mảng platform engineering. Trong vài tuần tới, bạn có thể dành cho mình 30 phút đi cà phê hoặc gọi điện không? Mình sẽ sắp xếp theo lịch của bạn.” Với một lời đề nghị cụ thể như vậy, phần lớn mọi người đều đồng ý.

Những cách làm hỏng buổi cà phê

#

Cách nhanh nhất là biến nó thành một buổi phỏng vấn trá hình. Hễ bạn bắt đầu hỏi kiểm tra kỹ năng kỹ thuật hay lồng vào mấy câu hỏi hành vi là bạn đã phá vỡ thỏa thuận ngầm giữa hai bên, nên hãy để dành những thứ đó cho quy trình chính thức. Đứng thứ hai là chào hàng quá đà: những người ở lại lâu dài là những người đã biết rõ các khó khăn ngay từ lúc nhận lời. Đến mà không chuẩn bị, hoặc im bặt sau buổi gặp, thì gây hại âm thầm hơn; buổi cà phê nào cũng góp phần định hình những gì người đó kể về bạn với mạng lưới của họ.

Từ phía tôi, dấu hiệu đáng lo là một ứng viên không tò mò về bất cứ điều gì, một cuộc nói chuyện chỉ thuần túy trao đổi lợi ích, hoặc một người nhắc đến chỗ làm cũ nào cũng bằng cùng một giọng cay đắng. Ứng viên cũng nên có danh sách dấu hiệu của riêng mình: người đại diện công ty không giải thích được vì sao công việc này có ý nghĩa, những câu trả lời né tránh về tỷ lệ nghỉ việc hay định hướng của công ty, và bất kỳ ai chỉ lo chào mời bạn hơn là tìm hiểu bạn.

Không phải buổi cà phê nào cũng dẫn tới kết quả, và điều đó hoàn toàn bình thường, vì phần lớn là không. Mục đích là lần tới khi cần tuyển gấp cho một vị trí quan trọng, bạn không phải bắt đầu từ một tin tuyển dụng trống trơn, mà từ cả một loạt những cuộc trò chuyện thật. Hãy liên hệ bằng một lời mời đi cà phê, chứ không phải bằng một bản mô tả công việc.

Đọc thêm

#

Bài viết liên quan trên blog này:

• Dùng phương pháp STAR để phỏng vấn lập trình viên - khi buổi cà phê chuyển thành quy trình phỏng vấn chính thức
• Ba điều tôi ưu tiên khi mới làm quản lý kỹ thuật - điều gì giúp một đội làm việc tốt với nhau, cũng chính là thứ bạn đang tìm khi ghép cặp
• Vì sao bạn nên thực tập ở startup - bối cảnh hữu ích khi nói chuyện với người đang cân nhắc chuyển sang startup

Tài liệu bên ngoài:

• First Round Review: Hiring Engineers - các hướng dẫn tuyển dụng cho startup từ những người điều hành giàu kinh nghiệm
• Lara Hogan: “Questions for Our First 1:1” - viết cho các buổi gặp riêng 1:1, nhưng dùng khi đi cà phê cũng rất hợp
• Patrick McKenzie bàn về đàm phán lương - đáng đọc để hiểu góc nhìn của ứng viên
• Who: The A Method for Hiring - khung phương pháp tuyển dụng bài bản của Geoff Smart và Randy Street
• Harvard Business Review: Hiring and Recruitment - các bài viết dựa trên nghiên cứu về thu hút nhân tài